Mapa de procesos: para entender y mejorar la organización
Los procesos conforman la estructura medular de toda organización, las tareas que se realizan día tras día están ligadas a uno o a muchos procesos que siempre deben tener como objetivo intrínseco cumplir con la misión y visión de la organización.
En muchas de las auditorias de calidad que hemos realizado, del levantamiento y puesta en producción de proyectos ligados a la gestión de procesos se evidencia la necesidad, para la mejora de la calidad del trabajo, que los participantes estén contextualizados sobre sus funciones dentro de algo mucho mayor que sus labores diarias.
Según la literatura que se siga existen diferentes definiciones de tipos de procesos, en Doknos consideramos específicamente tres:
- Procesos estratégicos: procesos de gestión cuya responsabilidad principal de la Gerencia General.
- Procesos medulares: procesos necesario para la realización del producto. Razón de ser del negocio (cadena de valor)
- Procesos de apoyo: procesos necesarios para el control y mejora y soporte de la cadena de negocio.
Un mapa de procesos se puede evidenciar cuáles son las tareas paso a paso, los roles, la relación entre áreas de la organización, tiempos de ejecución y los responsables.
Para tener un personal más comprometido con sus funciones se requiere hacerles conocer en cuál tipo de proceso se encuentran sus actividades para así entender la importancia de su trabajo y el mejoramiento de sus funciones, existe personal que cumple con sus actividades día a día sin saber la importancia que desempeña dentro de la cadena de valor.
Considerando los puntos de la familia ISO 9000 sobre gestión de la calidad y que están íntimamente relacionados a la gestión de procesos podemos definir las ventajas de tener un mapa de procesos que sirva para contextualizar las labores de una manera visual más que empírica:
1. Enfoque de la organización, al cliente
Entendiendo que existen clientes internos se debe enfocar todo el esfuerzo de la organización para cumplir con las expectativas de estos clientes que son el motor que da vida y forma al negocio.
2. Liderazgo de la dirección
Los líderes unifican ellos deben crear y mantener un ambiente interno en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en la consecución de los objetivos de la organización.
3. Implicación de los recursos humanos
El personal, con independencia del nivel de la organización en el que se encuentre, es la esencia de la misma y su total implicación posibilita que sus capacidades sean usadas para el beneficio de dicha organización.
4. Gestión enfocada hacia los procesos
Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso.
5. Sistema integrado por procesos enfocados hacia la gestión
La identificación, comprensión y gestión de los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización a la hora de alcanzar sus objetivos.
6. Mejora continua de las actividades de la organización
La mejora continua de la organización y sus actividades debe convertirse en un objetivo prioritario y permanente.
7. Orientación de datos e información para la toma de decisiones
Las decisiones efectivas se basan en el análisis de datos y pueden ser validadas a través del mapa del proceso.
8. Relaciones mejoradas con los proveedores
Existe una clara interdependencia entre una organización y sus proveedores; cuando las relaciones entre ambos mejoran, se aumenta la capacidad de ambos para crear valor, en un mapa de procesos se identifica con facilidad cuáles son las funciones de los entes externos para el beneficio de la organización.
Hay mayores posibilidades de éxito cuando la organización sabe qué hace, hacia dónde va, quiénes intervienen y cuáles son los puntos críticos donde deben enfocarse la mayoría de los recursos y una gran herramienta para lograrlo es a través de mapas de procesos dentro de la gestión de procesos.
Una organización que aprende es una organización que crece, permítanos crecer con usted, puede consultarnos sobre cómo poner en práctica una gestión de procesos basada en gestión de la calidad contactándonos a través de nuestro correo info@doknos.com o por nuestros teléfonos +593 22436554 // +593 981085813