Gestión documental eficiente con ProcessMaker y SharePoint 2013

Una gestión documental eficiente necesita de herramientas claves para lograr el óptimo uso, funcionamiento de la trazabilidad y control de documentos. Adicionalmente, las organizaciones requieren mantener bajo estrictos estándares de calidad sus procesos críticos para así minimizar cualquier riesgo en el giro del negocio.

Una de las herramientas más útiles en la gestión documental es el conocido sistema SharePoint 2013, que aporta numerosos beneficios para la gestión documental de cualquier organización. Entre los beneficios que ofrece el uso de SharePoint 2013 como gestor documental, en las diferentes organizaciones,  se pueden mencionar:

• Trabajo colaborativo y publicación de documentos de manera eficiente.
• Integración con herramientas de procesos, que facilitan establecer tareas y conexiones con los usuarios sin importar las fronteras geográficas y/u organizativas.
• Aplicación sencilla y amigabe de rápida implementación.
• Se pueden crear "áreas" de trabajo, publicar, almacenar, compartir y seguir la información.
• El flujo de trabajo y los documentos, también puede alimentarse de sistemas externos, como es el caso de gestores de proceso.
• Se pueden configurar fácilmente los metadatos o atributos de los documentos para facilitar la organización y posterior recuperación de los mismos.
• La búsqueda de un documento puede realizarse por metadatos o contenido siempre que no sea una imagen.
• Se pueden crear diferentes niveles de accesos a los documentos.

Un flujo documental efectivo no necesariamente es todo lo que una empresa necesita para controlar sus indicadores de gestión, si bien estos están vinculados a procesos críticos del giro del negocio se pueden ver reforzados por una herramienta fuerte y a la vez configurable a las necesidades propias de la organización.

Toda organización depende de ciertos procesos que deben llevarse a cabo de una forma efectiva para lograr cumplir con los objetivos del negocio, para esto es necesario tener una gestión de procesos eficiente y controlada para que los pasos del objetivo se cumplan, evitar los cuellos de botellas y conocer las oportunidades de mejora en todas las tareas y áreas que intervienen.

Una manera sencilla de representar las partes de un proceso es la figura que sigue a continuación, necesitamos requerimientos de entrada(0) para efectura un proceso (1) y obtener un resultado (2).

ProcessMaker es un gestor de procesos desarrollado bajo software libre que permite la integración con herramientas, como SharePoint 2013, y así llevar a cabo un proceso de negocio respaldando toda la documentación que se genera durante un determinado "caso", permitiendo trazabilidad tanto del proceso como de la documentación generada.

En la ilustración a continuación se muestra un ejemplo sencillo con una solicitud básica de préstamo hipotecario:

Tarea 1.- Se solicita préstamo hipotecario en el sistema de procesos ProcessMaker y se suben los documentos requeridos en SharePoint 2013 a través de la integración de ambas herramientas.

Tarea 2.- Se verifican los datos de la persona que solicita el préstamo con los documentos que se cargaron en la tarea 1 en SharePoint 2013.

Tarea 3.- Se rechaza la solicitud de préstamo, se cierra el proceso y se avisa al cliente sobre la resolución, toda esta documentación, que es digital se guarda automáticamente en el SharePoint 2013.

Tarea 4.- Se aprueba la solicitud de préstamo y se avisa al cliente, toda esta documentación, que es digital se guarda automáticamente en el SharePoint 2013 y según la cantidad del préstamo el procesos se convierte en una bifurcación.

Tarea 5.- Se genera una aprobación luego de presentar algún documento faltante y se sube dicha documentación al SharePoint 2013 a través del ProcessMaker.

Tarea 6.- Se le avisa a los miembros de la Junta de Préstamo Hipotecario que hay un caso preaprobado que requiere verificación para aprobación, esta alerta es generada directamente por el sistema ProcessMaker.

Tarea 8.- La Junta rechaza el préstamo, se cierra el proceso y se avisa al cliente sobre la resolución, toda esta documentación, que es digital se guarda automáticamente en el SharePoint 2013.

Tarea 7.- La junta aprueba el préstamo y se avisa al cliente, toda esta documentación, que es digital se guarda automáticamente en el SharePoint 2013.

Tarea 9.- Se firma el acuerdo con las condiciones del préstamo y cierra el proceso, toda esta documentación se guarda automáticamente en el SharePoint 2013.

En escenarios como estos, Sharepoint 2013 tiene funciones de gestor documental muy importantes, como es resguardar los documentos generados durante el proceso y que los mismos puedan ser usados para auditoría de calidad, tanto del proceso como de la respuesta. Además debe permitir el seguimiento de la organización a un determinado caso.

Adicionalmente, el proceso bajo la herramienta ProcessMaker permite controlar los tiempos de ejecución, las personas involucradas y las tareas a realizar.

Los usuarios del SharePoint 2013 podrán tener todos los documentos almacenados según las tareas del proceso y con metadata especifica del proceso, como se muestra en la siguiente imagen.    

Entre las ventajas de este tipo de integración entre sistemas     como SharePoint 2003 y ProcessMaker podemos mencionar:

• Almacenamiento de su documentación de manera ordenada y con metadatos que realmente aporten valor a sus búsquedas.
• Procesos diseñados y ejecutados con una herramienta mundialmente reconocida, flexible y a la vez robusta para enfocarse en su giro de negocio.
• Con un equipo de técnicos altamente preparado, puede realizar respaldos de toda su documentación y procesos para minimizar pérdidas de información.
• Asihnación de perfiles con permisología granular que le permite controlar quiénes y en qué nivel intervienen en el proceso y en la creación, edición o consulta de la documentación.
• Lo más importante, cuando su organización tiene procesos y documentos controlados, es que usted tiene capacidad de toma de decisiones mucho más rápido previniendo problemas futuros respaldándose en el pasado y presente de su propia organización.