Breve acercamiento a la familia ISO 30300 y la gestión documental

En el mundo de la gestión documental existen muchas normas de la familia ISO que estandarizan el uso de la documentación y sus sistemas.

En el año 2011 se publico la Norma ISO 30300:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Fundamentos y vocabulario) y la ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Requerimientos).

ISO 30300:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Fundamentos y vocabulario)

Esta norma conceptualiza los términos y definiciones aplicables a la norma sobre sistemas de gestión para los documentos preparados por la ISO/TC46/SC11. Asimismo, establece los objetivos para el uso de este tipo de sistemas así como sus principios. Adicionalmente, describe un enfoque basado en procesos y especifica las funciones de la alta dirección.

Es aplicable a cualquier tipo de organización que desee rea lizar lo siguiente:

• Establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión para los documentos y apoyar sus actividades;
• Asegurarse de la conformidad con la política declarada para los registros;
• Demostrar la conformidad con esta norma internacional.

ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos (Requerimientos)

Esta norma especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión para los documentos con el fin de apoyar a una organización en el logro de su misión, estrategia y objetivos. Se dirige a la elaboración y aplicación de una política, relacionada con los objetivos de los documentos. También, proporciona información sobre la medición y el seguimiento de los resultados.

Se puede implementar con otras normas de sistemas de gestión. Es especialmente útil para demostrar el cumplimiento de los requisitos de documentación y  sus registros.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión documental eficiente?

Son muchos los beneficios que se pueden enumerar sobre tener una gestión documental eficiente cuando está normalizado, ya que el principal objetivo de estos sistemas, basados en la familia de normas ISO 30300, es el control sistemático y corporativo de los documentos, tanto digitales como físicos, que indiscutiblemente ayudan a tomar decisiones presentes y futuras para asegurar la no desviación de los objetivos del negocio, tales como:

• Roles y responsabilidades definidos

Dentro de la creación, registro, acceso, disposición y conservación de los documentos deben existir roles muy bien definidos que identifiquen la responsabilidad de todos los que intervienen en el proceso documental para así poder optimizar el trabajo dentro de la propia organización e identificar los posibles filtros de información.

• Procesos sistemáticos

Procesos documentales que tienen una o varias tareas que forman un conjunto de procedimientos que tienen como objetivo especifico a cumplir generalmente deben estar enfocados para cumplir con la misión y visión de la organización.

• mediación y evaluación;

No existe control sin medir lo que esta sucediendo y hacer un análisis y evaluación de los resultados, estas dos actividades son fundamentales para cumplir con los indicadores de gestión.

• Revisión y mejora

Todo proceso de calidad está enmarcado en una revisión continua del proceso y de los resultados, siempre enfocados a una mejora continua para la propia salud y crecimiento de la organización.

Un sistema de gestión documental está enmarcado en la ISO 30300 dentro de conceptos claves, como se ejemplifica en la figura a continuación:

Se debe tener en cuenta varios puntos estructurar un sistema de gestión documental efectivo para nuestra organización, considerando los siguientes puntos focales:

• La calidad no es impuesta por ninguna norma, las normas y los estándares nos ayudan a crear nuestra propia política de calidad, pero una vez establecida el único requisito es cumplirla.
• Las organizaciones evolucionan y por lo tanto sus procesos también, el comportamiento evolutivo es constante.
• Las personas también evolucionan y con ellas la tecnología que las ayuda a mejorar la calidad de su trabajo.
• La información ya es una estrategia, es un intangible de valor incalculable dentro de la organización.
• Los documentos y la información bien almacenada es recuperable en cualquier momento.
• Cada vez es más necesario apoyarse en la información veraz de nuestra propia organización.
• Como el fin de las organizaciones es crecer a la par de su entorno y del clientes, la información es la clave para evolucionar.

En Doknos podemos apoyarle para la estandarización de sus procesos documentales y así conocer todas las oportunidades de mejora que tienen para lograr con eficiencia el cumplimiento de su misión y visión.

Si requiere mayor información no dude en comunicarse con nosotros a tráves de nuestro correo info@doknos.com o por nuestros teléfonos en Ecuador: +593 2 2436554 // +593 981085813